Uma funcionalidade muito útil, que junta tanto o Microsoft Teams e o Microsoft Outlook é a ausência temporária. Também conhecida como resposta automática, a ausência temporária permite que o usuário notifique seu contato que estará ausente por um determinado período através de uma mensagem predefinida.
Essa mensagem pode ser configurada de duas formas diferentes: através do Microsoft Outlook em seu computador ou pelo Outlook 365 no navegador.
Microsoft Outlook
Para ativar a ausência temporária no programa do Microsoft Outlook instalado em seu computador, siga os seguintes passos:
Clique em Arquivo no menu de opções do lado esquerdo.
Na próxima tela, clique em Respostas Automáticas (Ausência Temporária).
Na tela de configuração, marque a opção “Enviar respostas automáticas”.
Depois, você pode ou não definir um intervalo de tempo para a resposta. Por exemplo, durante suas férias.
Na caixa de texto, defina a mensagem a ser enviada para os seus contatos.
Observe que você deve definir duas mensagens, uma para as pessoas de Dentro da Minha Organização, que são todos os colaboradores da Mangels, e outra mensagem para Fora da Minha Organização, para pessoas que não são da Mangels.
É bom se atentar que a mensagem para pessoas de Fora da Minha Organização é opcional. Além disso, é possível ativar resposta para somente para sua lista de contatos dentro da opção Fora da Minha Organização.
Depois basta clicar em OK para finalizar, e a mensagem de ausência temporária estará configurada.
Outlook 365
Para ativar a mensagem de ausência temporária pelo Outlook 365, você deverá acessar pelo navegador como foi mostrado na página 17. Depois, clique na engrenagem do lado direito superior da tela e na caixa de pesquisa, escreva Respostas Automáticas.
Clique na opção Respostas Automáticas que aparecerá após sua pesquisa. Na próxima tela, você poderá ativar as Respostas Automáticas.
Assim como programa do Microsoft Outlook, você pode definir o período em que a mensagem deverá ser enviada, se será somente para as pessoas de dentro da sua organização (colaboradores da Mangels) ou se deseja enviar também para pessoas de fora da sua organização.
Assim que definir uma mensagem, basta clicar em Salvar para que as respostas automáticas sejam configuradas.
Visualizando a Ausência Temporária
Existem três formas de visualizar a mensagem de ausência temporária de um contato. A primeira delas é ao redigir um e-mail. Ao informar um contato que tem ausência temporária definida uma mensagem é exibida abaixo do menu de ferramentas.
A segunda forma é ao se responder um e-mail de um contato com ausência temporária definida. Desta forma você receberá um e-mail com a mensagem definida pelo contato.
A terceira forma de visualizar a mensagem de ausência temporária é pelo Microsoft Teams.
Você pode identificar um contato com mensagem de ausência temporária definido pelo símbolo roxo no contato. E Logo abaixo é possível visualizar a mensagem de ausência temporária.