O Cloud File Share (CFS) é um site desenvolvido em Microsoft Sharepoint, para compartilhamento de arquivo com prestadores de serviço, clientes e parceiros.
Você pode acessar o CFS pelo site https://mangels.sharepoint.com/sites/CloudFileShare.
Com biblioteca de arquivos com acesso controlado por grupos o CFS tem uma estrutura bem definida iniciado pela sua pasta principal a CFS onde todos tem acesso somete para leitura. Em seguida as pastas de cada departamento também somente como leitura, contendo pastas individuais de compartilhamento com cada empresa que tem relação seja cliente ou fornecedor, onde cada uma destas possui acessos para leitura e gravação. Veja a imagem abaixo.
Os usuários somente conseguem fazer alteração nas pastas das empresas com quem compartilham arquivos.
Diferente de uma estrutura de file server, usando de exemplo a imagem acima, para dar acesso a um usuário a pasta da Empresa C é necessário que se dê a ele acesso também a pasta Departamento A e a pasta CFS. Isso é necessário para que o usuário tenha acesso por todo o caminho até chegar à pasta.
Todas as pastas possuem grupos de acesso, mas somente as pastas das empresas possuem dois grupos de acesso, um com acesso somente para leitura e outro com acesso para leitura e gravação.
Assim temos:
- SH-FILE-CFS (Grupo de acesso a pasta CFS, com acesso somente para leitura)
- SH-FILE-DepartamentoA (Grupo de acesso a pasta Departamento A, com acesso somente para leitura)
- SH-FILE-EmpresaC-RW (Grupo de acesso a pasta Empresa C, com acesso para leitura e gravação)
- SH-FILE-EmpresaC-RO (Grupo de acesso a pasta Empresa C, com acesso somente para leitura)
Os grupos de gerenciamento do CFS que de pastas que possuem níveis de acessos são identificados pelo final RW (acesso para leitura e gravação) e RO (acesso somente para leitura).
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Compartilhamento Externo
O compartilhamento externo somente pode ser realizado por usuários com nível de acesso proprietário do CFS. Dessa forma quando for necessário realizar um compartilhamento a TI deve ser acionada.
Para realizar o compartilhamento com uma pessoa externa precisamos dos seguintes dados:
- Nome da Empresa
- Nome completo da Pessoa
- E-mail da pessoa
Para liberar o acesso usaremos somente e-mail. Estes dados armazenaremos no arquivo Office 365.xlsb na aba Acesso Externo, junto com os dados da pasta qual a pessoa terá acesso, o tipo de acesso que ela terá (Leitura ou Gravação) e se o status está ativo.
O arquivo fica disponível na OneDrive do time de Infraestrutura de TI em Mangels Industrial SA\TI - Infraestrutura - Documentos\Microsoft Office 365.
Diferente do compartilha de um usuário Mangels este tipo de compartilhamento é feito direto na pasta. Você deve informar o Email da pessoa e o nível de acesso que ela terá.
Os níveis de acesso podem ser:
- Editar: Pode baixar e carregar arquivos
- Exibir: Pode exibir e baixar arquivos
- Não é possível baixar: Pode exibir, mas não pode baixar arquivos
Depois de informar as opções click em Copiar link. O link copiado deve ser enviado para a pessoa. Caso click em Enviar um Email será enviado de forma automática, assim recomendo que copie e envie de forma mais personalizada para que a pessoa entenda do que se trata.
Atenção: O link de compartilhamento não é o mesmo link da url da pasta. Através da url da pasta a pessoa com acesso externo não consegue acessar a pasta.
Quando a pessoa que receber o link clicar sobre ele abrirá uma página como a da imagem abaixo.
Ao clicar em Enviar Código um Email com um o código de acesso será enviado para o e-mail cadastrado, conforme imagem abaixo.
A pessoa deverá informar a senha recebida tela de verificação. Para que o acesso aos arquivos seja liberado.
A página web com os arquivos será liberada e a visualização e uso segue igual ao de qualquer usuário de acordo com as restrições de acesso.